De afdeling Financiën en Control werkt aan de hand van een Visiedocument dat in het voorjaar van 2020 is opgesteld. In relatie tot dat visiedocument zijn op verschillende terreinen verbeteringen gerealiseerd. Zo is succesvol invulling gegeven aan de noodzakelijke inhaalslag in het financieel beleidskader. Op diverse terreinen is beleid geactualiseerd of (opnieuw) geformuleerd. Daarnaast zijn we op fiscaal gebied beter in control. Een langslepend loonheffingsonderzoek is afgerond. Het onderzoek heeft tot een naheffing geleid, maar zorgde ook voor verbetering doordat bevindingen direct werden vertaald naar aanpassingen in processen.
Ook zijn in samenwerking met Informatie opnieuw stappen gezet op het gebied van informatievoorziening, met name in de vorm van het ontwikkelen van nieuwe dashboards en rapportages. De beheersbaarheid van onze financiële administratie en processen is vergroot, bijvoorbeeld door verdere stappen in soft closure (het tussentijds afsluiten van onze administratie zodat deze actueel is, afwijkingen eerder zichtbaar worden en hierop kan worden bijgestuurd) en het verbeteren van het inkoop- en betaalproces door het terugbrengen van het aantal medewerkers dat belast is met het coderen van facturen.
De boardletter 2021 van onze accountant gaf een positief beeld: een aantal bevindingen vanuit het verleden is (gedeeltelijk) opgelost terwijl de interimcontrole niet heeft geleid tot nieuwe bevindingen.
Op het gebied van innovatie is in 2021 een pilot op het gebied van Robot Process Automation (RPA) afgerond. In deze pilot is een drietal robots ontwikkeld die routinematige, veelal administratieve handelingen overnemen. Hoewel dit initiatief positieve bevindingen en energie opleverde, is na een evaluatie besloten om vooralsnog een pas op de plaats te maken. De verhouding tussen investeringen en opbrengsten is nog (te) mager. Door eerst processen te verbeteren en deze vervolgens mogelijk in nieuwe RPA initiatieven te vertalen, wordt deze verhouding positiever, zo is de verwachting.
Auditing en risicomanagement
De paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen is de belangrijkste plek waarin op de ontwikkelingen rond risicomanagement wordt ingegaan. Ter aanvulling hierop in deze paragraaf het volgende. In 2020 zijn na overleg met de auditcommissie in de raadsbrief van 5 oktober afspraken vastgelegd over grote risicovolle projecten. De raad wordt over dit soort projecten aanvullend geïnformeerd. Daarnaast wordt voor deze projecten een onafhankelijke risicoanalyse uitgevoerd. Binnen de ambtelijke organisatie is verder gewerkt om de uitvoering van deze afspraken mogelijk te maken. Zo zijn de spelregels voor projectmatig werken binnen de gemeente geïnventariseerd. Ook is een uitvraag gedaan voor welke projecten deze spelregels van toepassing zijn.
Aan de verdere ontwikkeling en verbetering van de kwaliteit van risicomanagement binnen de gemeente Arnhem is verder gewerkt op basis van een intern werkplan. Bij de opstelling van dit werkplan is ook gebruik gemaakt van de expertise die door risicomanagers van een aantal grote steden onderling wordt gedeeld.
Als onderdeel van het gemeentelijke risicomanagement is de vinger aan de pols gehouden rondom de gevolgen van corona en verschenen de zogenaamde impactanalyses. In het gemeentelijk risicoprofiel is rekening gehouden met de mogelijke onzekerheden ten aanzien van corona.
Corona heeft wel het geven van trainingen over de risicomanagement binnen de gemeentelijke organisatie bemoeilijkt. Live trainingen konden in beperkte mate worden gegeven. Sommige trainingen zijn verschoven naar 2022.
Naar aanleiding van vragen van de raad verscheen de raadsbrief over ‘Aanpak artikel 213a onderzoeken, zero based opbouwen programma’s en onderzoek volgens methode Duisenberg’. Hierin is uitgelegd hoe het college voornemens is om met onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid op basis van artikel 213a van de gemeentewet om te gaan. In de raadsbrief is aangegeven dat het college voornemens is om in deze paragraaf bij de begroting dit soort onderzoeken aan te kondigen en in het jaarverslag hierop terug te blikken. Aangekondigd is de afspraken hierover in de verordening Financieel beleid en beheer op te nemen.
Rechtmatigheid en financial audits
De financial audits worden in het kader van de jaarrekening uitgevoerd door de externe accountant. Ter ondersteuning hiervan voert de gemeente interne controles (IC) uit zoals opgenomen in het IC-plan. In het IC-plan wordt rekening gehouden met het toekomstig invoeren van de rechtmatigheidsverklaring die het college van B&W gaat afgeven. Hiervoor worden de werkwijzen aangescherpt in afstemming met de externe accountant.
In 2021 is 'proefgedraaid' met de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de interne audits zijn uitgevoerd alsof in 2021 al een rechtmatigheidsverantwoording door het college afgegeven had moeten worden. Op deze wijze zijn leerpunten aan de orde gekomen die in komende jaren - wanneer de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk wel daadwerkelijk afgegeven moet worden door het college - opgelost kunnen worden.
Uit de uitgevoerde audits in 2021 zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd boven de gestelde rapportagegrenzen, met uitzondering van onzekerheden in het sociaal domein als gevolg van de verstrekte gelden voor het persoonsgebonden budget, welke ook onderdeel zijn van het oordeel van de accountant.